Первая статья из серии «Про полномочия, роли, пароли». Будет полезен ВСЕМ, кто работает в государственных информационных системах в 2025 году. Представьте, что наша героиня – условная сотрудница Ольга. Вместе с ней мы шаг за шагом освоим все основные испытания: от первой регистрации до получения нужных полномочий, исправления ошибок и обращения к техподдержке.
Разберем процессы на примере ГИИС «Электронный бюджет».
Приготовьтесь, будет интересно!
Регистрация нового пользователя: начало приключения.
Ольга только что пришла работать в новую организацию и ей нужен доступ в «Электронный бюджет». Она ожидает увидеть большую кнопку «Зарегистрироваться», но... такой кнопки нет. Вместо этого начинается маленькое квест-приключение:
История: Ольга – новичок. Её руководитель тоже не совсем уверен, как добавить нового человека в систему. Они пробуют найти настройки профиля или спрашивают коллег, но вскоре понимают: просто так нового пользователя не создать. Это не соцсеть 😉. В системе есть свой протокол регистрации.
Что происходит на самом деле: Регистрация пользователей производится через специальную заявку на регистрацию. Ни один пользователь не может сам себя добавить — необходим ответственный сотрудник с определенной ролью (называемой регистратор или ответственное лицо за систему). Часто за регистрацию отвечает вышестоящая организация или уполномоченный орган. Это как в жизни: чтобы получить пропуск в здание, нужен сотрудник, который вас впишет в систему безопасности.
Как правильно зарегистрироваться:
Шаг 1. Обратитесь к ответственному за регистрацию. В каждой организации есть человек (например, в финансовом отделе или ИТ-отделе), который умеет оформлять заявки в системе. Ольге повезло – её руководитель знает, кто этим занимается, и направляет к Анне, местному специалисту по «Электронному бюджету». Если вы не знаете, кто в вашей организации регистрирует новых пользователей, уточните у руководства или коллег.
Шаг 2. Ответственный формирует заявку. Анна заходит в систему под своей учетной записью с правами регистратора. Она открывает меню и находит раздел, связанный с заявками на регистрацию пользователей (наподобие раздела «Модуль формирования заявок на регистрацию»). Именно там она создаёт новую заявку: вводит данные Ольги – ФИО, должность, электронную почту, СНИЛС и т.д. Всё как заполнять анкету на нового сотрудника.
Шаг 3. Указать нужную организацию и роль. В заявке важно выбрать организацию, в которую принимается пользователь (например, Министерство или учреждение, где работает Ольга) и начальные полномочия или роль для неё. Анна указывает, что Ольга – специалист отдела и ей нужны базовые права пользователя.
Шаг 4. Отправить заявку и дождаться утверждения. Заявка улетает «наверх» – обычно в вышестоящую организацию или ответственный орган (например, федеральное министерство или главный распорядитель бюджета). Там заявку должны утвердить. Это похоже на то, как вы подаете заявление в паспортный стол и ждете одобрения: требуется время.
Шаг 5. Получить подтверждение. После обработки заявки система рассылает уведомления. Важно! Когда регистрация одобрена, на электронную почту, указанную для нового пользователя, придут два письма. Ольга заглядывает в свою почту и видит: первое письмо содержит её логин и временный пароль, а второе – копию утвержденной заявки (для архива, что всё законно оформлено). Ура, доступ почти получен!
Чего делать не нужно (частые ошибки):
Не пытайтесь обойти систему и зарегистрироваться самостоятельно через службу поддержки. Техподдержка в таких случаях обычно ответит, что нужно обратиться в вашу вышестоящую организацию. Это частое заблуждение: кажется, раз сами не можем, пусть поддержка за нас сделает. Но правило такое: регистрацией всегда занимается либо ваше руководство, либо орган выше по структуре, а не техническая поддержка.
Не создавайте дубликаты заявок. Если прошло немного времени, а ответа нет, не спешите отправлять новую заявку на того же человека. В системе может получиться дубль учетной записи, и тогда возникнет путаница. (Ольга вспоминает случай, когда её коллега получила два письма с разными логинами – неудобно же!). Лучше узнать статус существующей заявки (об этом — чуть позже) или уточнить у ответственного, всё ли в порядке.
В итоге, благодаря правильным действиям, наша героиня Ольга получила доступ. Но приключение только начинается – впереди первый вход в систему!
Первый вход и пароль: испытание старым паролем
Получив данные для входа, Ольга радостно открывает систему и вводит логин и пароль из письма. Но вдруг система выдает неожиданное требование: «Введите старый пароль». Какой еще старый, если она заходит первый раз? 😕 Ольга в замешательстве и уже готовится звонить в техподдержку, думая, что что-то сломалось.
История: Представьте: вы стоите перед дверью, вам дали ключ, вы вставили его, а замок спрашивает: «А теперь вставьте старый ключ». Абсурд? Вовсе нет – просто это особенность системы безопасности. Ольга тоже столкнулась с этой загадкой.
Что происходит на самом деле: После первой успешной авторизации система требует сменить выданный временный пароль на ваш собственный постоянный пароль. И вот тут многих сбивает термин «старый пароль». Под старым подразумевается тот самый пароль из первого письма, который вы только что ввели. Его надо еще раз указать, чтобы подтвердить свои права, а затем придумать новый. Это стандартная процедура смены пароля при первом входе.
Как правильно зайти в первый раз:
Войдите с временным паролем и будьте готовы его сменить. После ввода логина и временного пароля система переадресует на форму смены пароля. В поле «старый пароль» снова введите тот же временный пароль из письма.
Придумайте новый надежный пароль. В следующие поля введите новый пароль, придуманный вами, и повторите его. Желательно использовать комбинацию букв и цифр, чтобы он был надежным, но и не слишком сложным для вас. Ольга, например, выбрала пароль, который она точно запомнит, но посторонний не подберёт.
Завершите смену пароля. Нажмите подтвердить/сохранить. Если всё сделано верно, система поздравит вас со сменой пароля, и далее вход будет происходить уже с новым паролем. Теперь тот, старый (временный) можно забыть.
Если письмо не пришло или пароль потерян:
Загляните в папку «Спам» вашей электронной почты – первое письмо с паролем иногда попадает туда. Это распространённая причина, почему пользователи не видят пароль.
Убедитесь, что в заявке был указан правильный email. (Бывает и такое: в адресе опечатка, и письмо уходит в никуда. Если подозреваете ошибку, нужно инициировать исправление – об этом ниже.)
Если письма нигде нет или удалили его случайно – обратитесь в техподдержку с просьбой выслать пароль повторно. Техническая поддержка имеет возможность повторно отправить письмо с первичным паролем. Например, Ольга видела, как её коллеге в техподдержке ответили: «Направлено письмо повторно, проверьте почту…». Номер телефона горячей линии указывается в конце всех ответов, но можно написать и через систему обращений.
Частые ошибки при первом входе (и как не надо):
Не пытайтесь сразу же придумать свой пароль до того, как ввели временный как старый. Некоторых пугает слово "старый", и они думают, что надо куда-то вбить еще какой-то предыдущий пароль, и начинают паниковать. На самом деле, никакого другого пароля нет – смело вводите пароль из письма дважды (сначала для входа, потом как подтверждение при смене).
Не игнорируйте второе письмо (копию заявки). Конечно, оно больше для формальности, но там может быть полезная информация: например, какие права вам изначально дали. Ольга, пролистав копию заявки, увидела, что ей выдали право «Просмотр отчетов», но не «Редактирование» – значит, некоторые функции могут быть недоступны, пока не добавят больше полномочий.
Теперь Ольга успешно вошла в систему под своими реквизитами. Она готова работать... но вдруг обнаруживает, что нужного раздела в меню нет или у неё недостаточно прав для задач. Что ж, впереди следующее испытание - расширение полномочий!
В следующих статьях рассмотрим такие темы как:
Как добавить новые полномочия (когда не достаточно прав для текущего объема работы);
Как сохранить доступ в систему, если Ольга перешла в новую организацию, но должностные обязанности остались прежними,?
Как работать с машиночитаемой доверенностью(МЧД)? Она обязательно Вам понадобится!
Как эффективно решать сложности с технической поддержкой любой системы? ЛайфХаки как ускорить отработку Ваших ОТП.
С вами была ваша Айтишница легкого поведения при работе с бессердечными документами, приправленными бюрократическим туманом.