ФСБУ при закупке ремонта помещений: как бухгалтеру бюджетного учреждения правильно отразить расходы в 2026 году
Главная ошибка, которую я вижу в актах проверок снова и снова: учреждение провело ремонт, подрядчик подписал КС-2, деньги ушли — а в учёте хаос. Текущий ремонт пошёл на счёт 0 106 00 000, капитальный — списан сразу в расходы, инвентарная карточка не обновлена. Итог — предписание Казначейства и перерасчёт по КОСГУ.
В этой статье разберём пошагово: как ещё до заключения контракта правильно квалифицировать вид ремонта, какие счета и КОСГУ применять, что написать в учётной политике и как закрыть сделку без замечаний при проверке.
На кого рассчитана статья: главные бухгалтеры и бухгалтеры бюджетных учреждений (школ, детских садов, больниц, библиотек, культурных центров), специалисты по закупкам, которые должны понимать последствия своих решений для учёта.
1. Главный вопрос: текущий или капитальный ремонт — это не просто слова
Всё начинается с квалификации. Ошибётесь здесь — ошибётесь везде: в КОСГУ, в счёте, в техзадании, в начислении амортизации.
❌ Частая путаница
Учреждение называет ремонт «текущим», чтобы списать расходы быстрее — одной проводкой в дебет счёта 0 401 20 225. Подрядчик доволен, бухгалтер доволен. До проверки.
✅ Правильный подход
Сначала — технический анализ: улучшает ли ремонт характеристики объекта, увеличивает ли срок полезного использования? Если да — это капитальные вложения, счёт 0 106 11 310.
Критерии разграничения (таблица для рабочего стола)
| Признак | Текущий ремонт | Капитальный ремонт / улучшение |
|---|---|---|
| Цель работ | Восстановление исходного состояния, устранение дефектов | Улучшение характеристик, увеличение СПИ, изменение функций |
| Пример работ | Побелка потолка, замена разбитых стёкол, подкраска стен | Замена кровли, установка системы вентиляции, утепление фасада |
| Счёт учёта | 0 401 20 225 (прямо в расходы) | 0 106 11 310 → 0 101 хх 310 (через капвложения) |
| КОСГУ (расходы) | 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» | 228 «Услуги, работы для целей капитальных вложений» |
| КВР | 243 «Закупка товаров, работ, услуг в целях капитального ремонта» или 244 | 407, 414 в зависимости от источника финансирования |
| Влияние на инвентарную карточку | Не изменяется | Обновляется: новый СПИ, новая остаточная стоимость |
| НПА-основание | п. 27 ФСБУ «Основные средства» (Приказ МФ № 257н) | п. 10 ФСБУ «Основные средства», п. 16–17 ФСБУ «Капвложения» (Приказ МФ № 198н) |
⚖️ Важно: разграничение «текущий / капитальный» устанавливает техническая служба учреждения, а не бухгалтер. Для этого составляется акт технического осмотра объекта с заключением о характере планируемых работ. Этот документ — ваша защита при проверке. Без него любое решение о виде ремонта может быть оспорено.
2. Нормативная база: что изменилось в 2025–2026 и как это влияет на учёт ремонта
| НПА | Было (до изменений) | Стало (актуально 2025–2026) | Что делать бухгалтеру |
|---|---|---|---|
| ФСБУ «Основные средства» Приказ МФ № 257н |
Затраты на улучшение ОС отражались по-разному: кто через 106, кто сразу на расходы | Обязательно через счёт 0 106 хх 310 «Вложения в нефинансовые активы», затем увеличение первоначальной стоимости ОС | Проверить учётную политику: должен быть прописан порядок отнесения затрат на улучшение ОС через счёт 106 |
| ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» Обязателен с 01.04.2025 |
Инвентаризация перед ремонтом — по желанию | Обязательная инвентаризация объекта ОС перед началом работ, которые изменят его характеристики. Оформление — инвентаризационная опись ф. 0504087 | Включить в приказ об учётной политике обязательную инвентаризацию объектов до начала капремонта. Комиссия — не менее 3 человек |
| Приказ МФ № 82н (изменения в Инструкцию 157н) |
Для ряда работ применялась КОСГУ 226 | КОСГУ 225 — текущее содержание; КОСГУ 228 — работы для целей капвложений. Смешение недопустимо | Проверить коды в плане ФХД и контрактах, заключённых до внесения изменений |
| НДС 22% с 01.01.2026 |
НДС 20% в стоимости контракта | Подрядчики на ОСН выставляют НДС 22% (с 01.01.2026). Это влияет на НМЦК при расчёте | При обосновании НМЦК учитывать новую ставку НДС при запросе КП от подрядчиков |
| КоАП ст. 7.30.1–7.30.6 с 01.04.2025 |
Штрафы за нарушения в закупках по ч. 1–8 ст. 7.30 | Новые составы нарушений. За нарушение порядка учёта ОС по результатам закупки — до 50 000 ₽ на должностное лицо | Главный бухгалтер несёт персональную ответственность за правильность отражения результатов контракта в учёте |
3. Бухгалтерские проводки: конкретные счета под конкретные ситуации
Здесь — самое важное. Копируйте проводки, адаптируйте коды источника финансирования (1 — казённое, 2 — бюджетное, 4 — субсидия на задание).
Ситуация А: Текущий ремонт (побелка, мелкий ремонт сантехники, покраска)
| № | Дебет | Кредит | Содержание операции | Основание |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 4 401 20 225 | 4 302 25 730 | Начислена задолженность подрядчику за ремонтные работы (акт КС-2, КС-3) | Акт приёмки, счёт-фактура |
| 2 | 4 302 25 830 | 4 201 11 610 | Оплата с лицевого счёта в Казначействе | Платёжное поручение, выписка |
| 3 | 18 (КОСГУ 225) | — | Увеличение забалансового счёта 18 на сумму кассового расхода | Выписка из ТОФК |
📋 Формулировка в учётной политике (копируйте):
📄 Учётная политика, раздел «Ремонт основных средств»:
Затраты на текущий ремонт объектов нефинансовых активов отражаются по дебету счёта 0 401 20 225 «Расходы на работы, услуги по содержанию имущества» и кредиту счёта 0 302 25 730 «Кредиторская задолженность по работам, услугам по содержанию имущества» в момент подписания акта выполненных работ по форме КС-2.
Ситуация Б: Капитальный ремонт / работы, улучшающие объект (замена кровли, окон, систем отопления)
| № | Дебет | Кредит | Содержание операции | Основание |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 4 106 11 310 | 4 302 28 730 | Отражены вложения в объект ОС (капремонт, улучшение характеристик) | КС-2, КС-3, акт технического осмотра |
| 2 | 4 302 28 830 | 4 201 11 610 | Оплата подрядчику с лицевого счёта | Платёжное поручение |
| 3 | 18 (КОСГУ 228) | — | Отражён кассовый расход по счёту 18 | Выписка из ТОФК |
| 4 | 4 101 12 310 (или 11, 13 — по виду ОС) |
4 106 11 410 | Увеличена первоначальная стоимость ОС по завершении работ | Акт о приёме-сдаче отремонтированных ОС ф. 0504103, обновлённая инвентарная карточка ф. 0504031 |
⚠️ Частая ошибка: Учреждение накапливает затраты на счёте 0 106 11 310, но забывает перенести их на счёт ОС после подписания акта завершения работ. Счёт 106 «висит» неопределённо долго. При проверке это квалифицируется как нарушение п. 130 Инструкции 157н — искажение отчётности.
Ситуация В: Подрядчик выполнял работы с использованием материалов заказчика
| № | Дебет | Кредит | Содержание операции |
|---|---|---|---|
| 1 | 4 105 34 340 | 4 302 34 730 | Оприходованы материалы, закупленные для ремонта (краска, плитка, профиль) |
| 2 | 4 106 11 310 | 4 105 34 440 | Списаны материалы на капвложения (при передаче подрядчику по накладной) |
| 3 | 4 106 11 310 | 4 302 28 730 | Начислены расходы на оплату работ подрядчика (без стоимости материалов заказчика) |
📋 Формулировка для акта передачи материалов подрядчику (копируйте):
📄 Накладная на передачу материалов подрядчику (форма ТОРГ-12 или произвольная):
Настоящим актом МБОУ СОШ № ___ (Заказчик) передаёт ООО «___» (Подрядчик) материалы для использования при выполнении работ по Контракту № ___ от ___. Стоимость переданных материалов включается в стоимость выполненных работ и отражается в акте по форме КС-2. Неиспользованные материалы возвращаются Заказчику по акту в течение 5 рабочих дней после подписания акта приёмки.
4. Пошаговый алгоритм: от решения о ремонте до закрытия в учёте
Принцип: учёт начинается не с КС-2, а с решения о ремонте. Каждый шаг должен быть задокументирован — именно это проверяет Казначейство.
-
1 Технический осмотр и квалификация ремонта
Ответственный: технический специалист (инженер, завхоз) + комиссия
Документ: Акт технического осмотра объекта с заключением о виде ремонта
Срок: до формирования заявки в план закупок
В акте должны быть зафиксированы: текущее состояние объекта, описание дефектов, перечень планируемых работ и вывод — изменяются ли в результате технические характеристики объекта. Именно этот вывод определяет счёт учёта. -
2 Обоснование НМЦК и выбор КОСГУ/КВР
Ответственный: контрактная служба совместно с бухгалтером
Документ: Обоснование НМЦК по ст. 22 44-ФЗ, план-график в ЕИС
КВР и КОСГУ в зависимости от вида ремонта:
— Текущий ремонт: КВР 243, КОСГУ 225
— Капитальный ремонт: КВР 243 (для казённых) или 407 (для субсидий), КОСГУ 228
— Если по контракту закупаются и материалы, и работы — разбивайте по видам: материалы на КОСГУ 340/346, работы на 225 или 228 -
3 Инвентаризация объекта до начала работ (обязательна по ФСБУ 28/2023 для капремонта)
Ответственный: инвентаризационная комиссия (приказ руководителя)
Документы: Приказ о проведении инвентаризации, Инвентаризационная опись ф. 0504087, Инвентарная карточка ф. 0504031 (копия на дату инвентаризации)
Зафиксируйте: инвентарный номер объекта, первоначальную стоимость, накопленную амортизацию, остаточную стоимость, текущие характеристики (площадь, год постройки, материал стен). Это исходные данные для сравнения «до и после». -
4 Заключение контракта
Ответственный: контрактный управляющий
Убедитесь, что в контракте явно указан вид ремонта (текущий/капитальный) — это повлияет на то, как подрядчик оформит КС-2, и облегчит вашу работу по учёту.
📄 Формулировка для контракта на текущий ремонт: Подрядчик обязуется выполнить работы по текущему ремонту помещений (с сохранением исходных технических характеристик объекта) в соответствии с Техническим заданием (Приложение № 1). Результаты работ не влекут улучшения характеристик объекта или увеличения срока его полезного использования.📄 Формулировка для контракта на капитальный ремонт: Подрядчик обязуется выполнить работы по капитальному ремонту объекта (замена несущих конструкций / систем инженерного обеспечения / кровли) в соответствии с Техническим заданием (Приложение № 1). По результатам работ технические характеристики объекта изменяются в части: [указать конкретно — срок эксплуатации, энергоэффективность, несущая способность и т.п.]. -
5 Приёмка работ и оформление первичных документов
Ответственный: приёмочная комиссия, главный бухгалтер
Документы на приёмку:- Акт о приёмке выполненных работ КС-2
- Справка о стоимости работ КС-3
- Акт о приёме-сдаче отремонтированных объектов ОС ф. 0504103 (только для капремонта)
- Счёт-фактура (если подрядчик на ОСН)
⛔ Ошибка, за которую штрафуют чаще всего: форма КС-2 подписана «в целом», без разбивки по видам работ. При проверке Казначейство не может соотнести работы с конкретными позициями технического задания. Требуйте от подрядчика детализацию в КС-2 с указанием наименования работ, единицы измерения, объёма и расценки по каждой позиции. -
6 Отражение в бухгалтерском учёте и обновление инвентарной карточки
Срок: не позднее 5 рабочих дней после подписания КС-2
Для капремонта: закройте счёт 0 106 11 310 переносом на счёт ОС. В инвентарной карточке ф. 0504031 заполните раздел 3 «Сведения о приёмке, внутренних перемещениях, выбытии» с указанием даты завершения ремонта, суммы улучшений и нового значения срока полезного использования (если он изменился).📋 Формулировка записи в инвентарной карточке (копируйте):📄 Раздел 3 инвентарной карточки ф. 0504031: Дата: ___ . Вид операции: «Улучшение (капитальный ремонт)». Сумма: ___ руб. Основание: Контракт № ___ от ___, Акт КС-2 № ___ от ___, Акт ф. 0504103 № ___ от ___. Изменение СПИ: с ___ лет до ___ лет. Первоначальная стоимость после улучшения: ___ руб.
5. Документы: полный пакет с указанием обязательности
| Документ | Обязательность | Кто оформляет | Срок | Норма |
|---|---|---|---|---|
| Акт технического осмотра с заключением о виде ремонта | ⚠️ Обязателен для капремонта; для текущего — рекомендуется | Технический специалист + комиссия | До формирования плана закупок | п. 10 ФСБУ «Основные средства» |
| Техническое задание на ремонт | ✅ Обязателен | Технический специалист | До размещения извещения в ЕИС | ст. 33 44-ФЗ |
| Инвентаризационная опись ф. 0504087 | ✅ Обязателен для капремонта (ФСБУ 28/2023) | Инвентаризационная комиссия | До начала ремонтных работ | ФСБУ 28/2023, Приказ МФ № 52н |
| Государственный/муниципальный контракт | ✅ Обязателен | Контрактный управляющий / служба | По итогам закупочной процедуры | ст. 34 44-ФЗ |
| КС-2 «Акт о приёмке выполненных работ» | ✅ Обязателен | Подрядчик, подписывает приёмочная комиссия | По завершении работ / этапа | Постановление Госкомстата № 100 |
| КС-3 «Справка о стоимости работ» | ✅ Обязателен | Подрядчик | Вместе с КС-2 | Постановление Госкомстата № 100 |
| Акт ф. 0504103 «О приёме-сдаче отремонтированных ОС» | ✅ Обязателен только для капремонта и улучшений | Комиссия учреждения | После подписания КС-2 | Приказ МФ № 52н |
| Обновлённая инвентарная карточка ф. 0504031 | ✅ Обязателен при изменении характеристик ОС | Бухгалтер | В течение 5 р.д. после акта 0504103 | Инструкция 157н, п. 54 |
| Счёт-фактура подрядчика | ⚠️ Обязателен, если подрядчик на ОСН (НДС) | Подрядчик | В течение 5 дней после КС-3 | ст. 169 НК РФ |
| Исполнительная документация (исполнительные схемы, журнал работ) | ⚠️ Обязательна для скрытых работ и строительства | Подрядчик | По завершении скрытых работ | РД 11-02-2006 |
6. Типичные ошибки: четыре реальных ситуации с разбором
Кейс 1 — МБОУ СОШ: капремонт спортзала проведён как «текущий»
Было: Школа провела замену деревянных окон на пластиковые во всём здании, стоимость — 3,8 млн рублей. Бухгалтер списал расходы проводкой Дт 4 401 20 225 Кт 4 302 25 730 — как текущий ремонт. КОСГУ 225, КВР 244. Инвентарные карточки не обновлены.
Стало: При плановой проверке Казначейства выявлено нарушение: замена оконных конструкций с изменением материала (дерево → ПВХ с двойным стеклопакетом) влечёт улучшение энергетических характеристик здания — это капвложения. Выдано предписание: пересмотреть учёт, применить КОСГУ 228, КВР 407, сделать проводки через счёт 106. Штраф на главного бухгалтера — 30 000 ₽ по ст. 7.30.2 КоАП.
Что сделать правильно:
- До заключения контракта — акт технического осмотра с выводом: «замена окон с изменением характеристик ограждающих конструкций → капитальный ремонт»
- КОСГУ 228, КВР 407 (субсидия на задание)
- Проводки: Дт 4 106 11 310 → Кт 4 302 28 730; после завершения Дт 4 101 12 310 → Кт 4 106 11 410
- Обновить инвентарную карточку здания: увеличить первоначальную стоимость на 3,8 млн, пересмотреть СПИ
Чем подтвердить: п. 27, п. 10 ФСБУ «Основные средства» (Приказ МФ № 257н), п. 4.1 МДС 13-14.2000 (разграничение текущего и капитального ремонта в строительстве).
Кейс 2 — МБДОУ Детский сад: материалы закупили отдельно, работы отдельно — КОСГУ перепутали
Было: Заведующая решила сэкономить: закупили материалы (линолеум, клей, плинтус) у одного поставщика по КОСГУ 340, работы по укладке — у другого подрядчика по КОСГУ 225. Казалось бы, всё логично.
Стало: Ревизоры ФК указали: если линолеум закупается для капремонта (улучшение состояния пола) — он должен быть проведён по КОСГУ 346 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов» с последующим списанием в дебет счёта 0 106 11 310, а не сразу в расходы. Работы — КОСГУ 228. Раздельный учёт не был обеспечен.
Как правильно:
- Если материалы закупаются для капремонта — КОСГУ 346, оприходование на счёт 0 105 36 346
- Передача в работу подрядчику — списание с 105 на 106
- Работы подрядчика — КОСГУ 228, через счёт 0 302 28 730
- Итог — всё аккумулируется на счёте 0 106 11 310 до принятия объекта
Кейс 3 — ГБУЗ Больница: счёт 106 не закрыт 8 месяцев
Было: Больница провела ремонт операционного блока на 12 млн рублей. КС-2 подписана в апреле, деньги оплачены. Бухгалтер сделал правильную первую проводку — Дт 4 106 11 310 → Кт 4 302 28 730. Но на этом и остановился: акт ф. 0504103 не оформили, инвентарную карточку не обновили, на счёт ОС не перенесли.
Стало: В годовой отчётности за декабрь 12 млн рублей «висят» на счёте 106 как незавершённые капвложения. При проверке — нарушение п. 130 Инструкции 157н: объект эксплуатируется, но не принят к учёту. Предписание о немедленном оприходовании ОС и пересчёте амортизации за 8 месяцев.
Правило: счёт 106 должен быть закрыт сразу после подписания акта ф. 0504103. Установите в учётной политике срок — «не позднее 5 рабочих дней после подписания акта о приёме-сдаче отремонтированного объекта ОС».
Кейс 4 — Районная библиотека: НДС по новой ставке не учли в НМЦК
Было: Библиотека запросила коммерческие предложения в октябре 2025 года (НДС 20%), а контракт заключила в январе 2026-го. Цена контракта — по старым КП, без учёта повышения НДС с 20% до 22% с 01.01.2026 (Федеральный закон № 425-ФЗ от 28.11.2025). Подрядчик выставил счёт-фактуру с НДС 22% — возникла разница в цене.
Стало: Учреждению пришлось расторгать контракт по соглашению сторон и проводить новую закупку. Потеряно 1,5 месяца и ремонтный сезон.
Правило: при обосновании НМЦК в 2026 году запрашивайте КП у поставщиков с указанием «НДС 22%» или проверяйте, применяет ли контрагент ОСН. Для упрощенцев ставка НДС неактуальна (5% или 7% при определённых доходах), но цена в контракте фиксированная — уточняйте систему налогообложения при запросе КП. Если КП получены до 01.01.2026 — пересчитайте НМЦК по ставке 22% перед размещением закупки.
7. Чек-лист: проверьте себя перед закрытием контракта в учёте
✅ Чек-лист бухгалтера по ремонту помещений
- ☐ Квалификация ремонта: акт технического осмотра с выводом о виде ремонта — оформлен и подписан
- ☐ КОСГУ и КВР: в плане ФХД, контракте и первичных документах — соответствуют виду ремонта (225/228, 243/407)
- ☐ Инвентаризация до ремонта: для капремонта — проведена, опись ф. 0504087 подписана комиссией
- ☐ КС-2 детализирована: каждая позиция работ расшифрована (не «ремонтные работы» одной строкой)
- ☐ Счёт 106 закрыт: для капремонта — оформлен акт ф. 0504103, сделана проводка Дт 101 → Кт 106
- ☐ Инвентарная карточка обновлена: в разделе 3 ф. 0504031 зафиксированы сумма улучшений и новый СПИ (если изменился)
- ☐ Амортизация пересчитана: если изменился СПИ — с месяца, следующего за датой принятия к учёту
- ☐ НДС: счёт-фактура получена от подрядчика, ставка 22% (если ОСН). Разница с ценой контракта — нет
- ☐ Учётная политика: порядок учёта ремонтов прописан явно: какие работы — текущий, какие — капвложения, через какой счёт
- ☐ Контракт в ЕИС: сведения об исполнении контракта размещены в срок (не позднее 7 р.д. после оплаты)
8. Что написать в учётной политике: готовые формулировки
📄 Раздел учётной политики «Учёт ремонтов основных средств» (полная версия для копирования):
1. Классификация ремонтов
Ремонт объектов нефинансовых активов подразделяется на:
— текущий ремонт: комплекс работ по систематическому и своевременному предохранению объекта от преждевременного износа путём проведения профилактических мероприятий и устранения мелких неисправностей, не влекущих изменения технических характеристик объекта;
— капитальный ремонт / улучшение: работы, в результате которых изменяются технические характеристики объекта, увеличивается срок полезного использования либо создаются дополнительные возможности для использования объекта.
Решение о квалификации ремонта принимается на основании акта технического осмотра, составляемого технической службой учреждения, и утверждается руководителем учреждения.
2. Порядок учёта затрат на текущий ремонт
Затраты на текущий ремонт отражаются в составе расходов текущего финансового года: Дт 0 401 20 225 → Кт 0 302 25 730. Инвентарная карточка объекта не изменяется.
3. Порядок учёта затрат на капитальный ремонт / улучшение
Затраты на капитальный ремонт и улучшение объектов нефинансовых активов аккумулируются на счёте 0 106 11 310 до момента завершения ремонта. После подписания акта по ф. 0504103 затраты переносятся на счёт соответствующего объекта ОС: Дт 0 101 хх 310 → Кт 0 106 11 410. Срок оформления акта ф. 0504103 и осуществления соответствующей проводки — не позднее 5 рабочих дней после подписания акта КС-2.
4. Обновление инвентарной карточки
После завершения капитального ремонта в инвентарной карточке ф. 0504031 фиксируются: сумма произведённых улучшений, новая первоначальная стоимость, пересмотренный срок полезного использования (при наличии). Амортизация начисляется по новым параметрам начиная с месяца, следующего за месяцем завершения ремонта.
📋 Шаблоны, акты и чек-листы для бухгалтера
В личном кабинете — готовые документы: акт технического осмотра, учётная политика, форма ф. 0504103 с инструкцией заполнения
— Альмира Базеева, эксперт по госзакупкам
e-budget.ru
e-budget.ru