Улучшения арендованного имущества в 2026: как отразить в учёте бюджетного учреждения

Как разграничить ремонт и улучшение; неотделимые улучшения — отдельный объект ОС, а не надбавка к ППА; проводки по трём ситуациям с учётом СГФ № 133н 2026 года; три кейса с разбором ошибок; готовая формулировка для акта комиссии и пояснительной записки
Альмира Базеева, эксперт по бюджетному учёту · e-budget.ru

Арендованное помещение требует ремонта. Подрядчик выполнил работы. Казалось бы, всё просто: оплатили — списали на расходы. Но ровно в этой точке бухгалтеры бюджетных учреждений чаще всего получают предписания от КРУ и искажение отчётности.

Главный вопрос: что именно сделал подрядчик — восстановил прежние характеристики объекта или улучшил их? От ответа зависит вся схема учёта. Ремонт — это расходы текущего года. Улучшение — это новый актив на балансе. Разберём всё по порядку — с проводками по актуальным счетам СГФ № 133н и без галлюцинаций.

⛔ Критическая ошибка: списать стоимость кондиционера или новой вентиляции на КОСГУ 225 (ремонт) Если подрядчик установил систему кондиционирования, смонтировал видеонаблюдение или провёл модернизацию вентиляции — это улучшение, КОСГУ 310, счёт 101.Х8. Списать на КОСГУ 225 («услуги по содержанию имущества») — нецелевое расходование средств. Штраф по ст. 15.14 КоАП РФ — до 25% от суммы нецелевых расходов. КРУ это читает прямо из акта выполненных работ.

1. Нормативная база 2026: что регулирует учёт улучшений

Основные средства

СГС «Основные средства» (Приказ № 257н) + СГФ № 133н (с 01.01.2026)

Определяет, когда затраты на улучшения капитализируются. Неотделимые улучшения признаются отдельным объектом ОС — они не увеличивают стоимость Права пользования активом (ППА). Счёт 101.Х8 — «прочие основные средства».

Аренда

СГС «Аренда» (Приказ № 258н)

Разделяет операционную и финансовую аренду. Право пользования активом (ППА) — счёт 111.40. Улучшения арендованного имущества не влияют на стоимость ППА — они учитываются как отдельный актив. Стоимость имущества на забалансовом счёте 01 не меняется.

Квалификация работ

ГК РФ ст. 616 (обязанности арендатора) + СГС «Концептуальные основы» (Приказ № 256н)

Статья 616 ГК РФ: текущий ремонт — обязанность арендатора, капитальный — арендодателя (если иное не предусмотрено договором). СГС «Концептуальные основы»: затраты капитализируются, только если обеспечивают будущие экономические выгоды или полезный потенциал сверх первоначально признанных.

📌 Изменения нормативной базы с 01.01.2026 — что важно для учёта улучшений В 2026 году вступают в силу отдельные изменения в Едином плане счетов и связанных нормативных актах — речь не о принципиально новом методологическом пакете, а об уточнениях и актуализациях, требующих пересмотра рабочего плана счетов и учётной политики. Конкретно: с 01.01.2026 Инструкции № 157н и 174н утратили силу, применяются СГФ № 121н («Единый план счетов») и СГФ № 133н («Бухгалтерский учёт БУ и АУ»). Структура счетов синхронизирована с прежними Инструкциями — кардинальных изменений в нумерации нет. Ключевое уточнение: признак активности счёта (А / П / А,П) теперь обязателен для контроля знаков остатков по п. 24 СГФ № 121н. Для улучшений: счёт 101.Х8 — признак «А» (только дебетовое сальдо), счёт 104.Х8 — признак «П» (только кредитовое).

2. Главная развилка: ремонт или улучшение?

Комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов квалифицирует характер выполненных работ на основании технической документации, смет, договоров и актов (КС-2, КС-3). Именно комиссия принимает решение — не бухгалтер и не подрядчик.

✅ Ремонт → расходы

КОСГУ 225, счёт 401.20 (109.ХХ)

Работы восстанавливают первоначальные эксплуатационные характеристики, но не улучшают их. Назначение и производительность объекта не меняются.

Окраска стен и потолков
Замена окон на аналогичные по характеристикам
Ремонт сантехники и замена изношенных покрытий пола
Замена кровли без изменения конструкции
Текущий и капитальный ремонт по обязанности арендатора (ст. 616 ГК РФ)

⚠️ Улучшение → актив (ОС)

КОСГУ 310, счёт 101.Х8 через 106.Х1

Работы повышают качественные характеристики, производительность или добавляют новые функции. Будущий полезный потенциал объекта возрастает.

Установка системы кондиционирования
Монтаж системы видеонаблюдения
Перепланировка с возведением перегородок
Дооборудование серверной, прокладка новых инженерных коммуникаций
Установка лифта или пандуса

⚠️ Трудный случай: замена окон — ремонт или улучшение? Зависит от того, что ставят. Заменили деревянные однокамерные окна на такие же деревянные — это ремонт (восстановление). Заменили деревянные на пластиковые с трёхкамерным стеклопакетом — повысились теплозащитные характеристики — это улучшение (модернизация), КОСГУ 310. Решение принимает комиссия, опираясь на акт технического обследования.

3. Порядок учёта неотделимых улучшений

Если комиссия признала работы улучшением, которое невозможно отделить без ущерба для объекта, — согласно СГС «Основные средства» (п. 7) затраты капитализируются. Арендатор признаёт их в учёте как отдельный объект ОС.

📌 Три принципа, которые нужно знать наизусть 1. Неотделимые улучшения — это отдельный объект ОС арендатора, а не часть ППА на счёте 111.40.
2. Стоимость ППА и стоимость имущества на забалансовом счёте 01 не меняются.
3. Срок полезного использования (СПИ) улучшений — как правило, оставшийся срок договора аренды, если договором не предусмотрена передача улучшений арендодателю с компенсацией.

Этап	Счёт и КОСГУ	Документ-основание
Сбор затрат на улучшения	`Дт 4.106.Х1.310 / Кт 4.302.31.73Х` КВР 244, КОСГУ 310	Акт КС-2, КС-3 (ЭДО); накладная поставщика
Принятие к учёту как ОС	`Дт 4.101.Х8.310 / Кт 4.106.Х1.310` КВР 244, КОСГУ 310	Акт ф. 0504101 (приёмка ОС); решение комиссии
Начисление амортизации (ежемесячно)	`Дт 4.109.ХХ.271 / Кт 4.104.Х8.411` КОСГУ 271	Бухсправка ф. 0504833; ведомость амортизации
Оплата подрядчику	`Дт 4.302.31.83Х / Кт 4.201.11.610` Забалансовый 18 (КВР 244, КОСГУ 310)	Платёжное поручение; выписка с ЛС

4. Три ситуации с полными проводками

Ситуация 1

Капитальный ремонт помещения (замена пола на аналогичное покрытие). Комиссия: ремонт. КОСГУ 225.

№	Бухгалтерская запись	Сумма	Документ-основание
1	Дт `4.401.20.225` (или `4.109.ХХ.225`) Кт `4.302.25.73Х` Отражены расходы на ремонт (КВР 243, КОСГУ 225)	150 000 ₽	Акт КС-2, КС-3 (ЭДО); счёт-фактура
2	Дт `4.302.25.83Х` Кт `4.201.11.610` Забалансовый 18 (КВР 243, КОСГУ 225) Перечислены средства подрядчику	150 000 ₽	Платёжное поручение

Если деятельность — КФО 2 и учреждение — плательщик НДС: добавляются записи по вычету НДС (Дт 4.210.R1.561 / Кт 4.302.25.73Х на сумму НДС).

Ситуация 2

Установка системы кондиционирования (неотделимое дооборудование). Комиссия: улучшение. КОСГУ 310. СПИ — оставшийся срок аренды 60 мес.

№	Бухгалтерская запись	Сумма	Документ-основание
1	Дт `4.106.Х1.310` Кт `4.302.31.73Х` Собраны затраты (КВР 244, КОСГУ 310)	120 000 ₽	Накладная; Акт КС-2, КС-3 (ЭДО)
2	Дт `4.101.Х8.310` Кт `4.106.Х1.310` Принят к учёту объект ОС (неотделимые улучшения)	120 000 ₽	Акт ф. 0504101; решение комиссии; Бухсправка ф. 0504833
3	Дт `4.302.31.83Х` Кт `4.201.11.610` Забалансовый 18 (КВР 244, КОСГУ 310) Перечислены средства	120 000 ₽	Платёжное поручение
4	Дт `4.109.ХХ.271` (или `4.401.20.271`) Кт `4.104.Х8.411` Начислена амортизация (ежемесячно: 120 000 ÷ 60 мес.)	2 000 ₽/мес	Бухсправка ф. 0504833; ведомость амортизации

Важно: стоимость ППА на счёте 111.40 и остаток на забалансовом счёте 01 не изменяются. Система кондиционирования — самостоятельный инвентарный объект.

Ситуация 3

Арендодатель компенсирует стоимость улучшений (предусмотрено договором аренды).

№	Бухгалтерская запись	Сумма	Документ-основание
1	Дт `4.106.Х1.310` Кт `4.302.31.73Х` Сбор затрат на улучшения	90 000 ₽	Акт КС-2, КС-3 (ЭДО)
2	Дт `4.401.20.281` Кт `4.106.Х1.310` Передача улучшений арендодателю (безвозмездно или на возмездной основе)	90 000 ₽	Акт передачи; допсоглашение к договору аренды; Бухсправка ф. 0504833
3	Дт `4.205.Х1.561` Кт `4.401.10.19Х` Начислена задолженность арендодателя по компенсации (если возмездная передача)	90 000 ₽	Счёт учреждения; допсоглашение; Бухсправка

Если передача безвозмездная — вместо шага 3 применяется КОСГУ 281 без начисления дохода. Конкретный КОСГУ (191/195/196 или 281/285/286) определяется типом передачи согласно Приказу Минфина № 209н.

5. Три кейса из практики

Кейс № 1 — Замена окон списана на ремонт, а они оказались улучшением

БЫЛО Бюджетное учреждение заменило в арендованном здании деревянные одинарные окна на металлопластиковые с двухкамерным стеклопакетом. Бухгалтер, не запросив решения комиссии, списала затраты на счёт 4.401.20.225 (КОСГУ 225, ремонт) на сумму 280 000 руб.

СТАЛО Ревизор КРУ при проверке: в акте КС-2 прямо указано «замена деревянных окон на металлопластиковые, тепловое сопротивление 0,8 → 1,2 м²·°С/Вт». Это улучшение теплозащитных характеристик — модернизация, КОСГУ 310. Всё 280 000 руб. признаны нецелевым использованием средств (оплата с КОСГУ 225 вместо 310).
Ст. 15.14 КоАП — нецелёвка. Предписание: скорректировать учёт, поставить на баланс как ОС.

Правило: перед оплатой любых ремонтных работ — акт КС-2 читает комиссия, а не только бухгалтер. Если в акте есть фразы «улучшение», «повышение», «увеличение характеристик» — это КОСГУ 310 и счёт 101.Х8, независимо от названия договора.

Кейс № 2 — Улучшения не поставлены на баланс, амортизация не начислялась

БЫЛО Библиотека установила в арендованном помещении систему видеонаблюдения (8 камер + сервер, 95 000 руб.). Бухгалтер правильно применила КОСГУ 310, но не сформировала инвентарную карточку и не поставила на счёт 101.Х8 — система числилась только в журнале расчётов. Амортизация не начислялась.

СТАЛО Годовая инвентаризация: в ведомости — оборудование стоимостью 95 000 руб. «висит» без учёта на балансе. Проверка КРУ: нарушение п. 7 СГС «Основные средства» — актив должен был быть признан на дату завершения монтажа. Искажение Баланса на 95 000 руб. Нарушение ст. 15.15.6 КоАП.
Ст. 15.15.6 КоАП — грубое нарушение правил ведения бухучёта. Предписание: поставить на учёт, доначислить амортизацию за весь период.

Правило: как только комиссия приняла решение «улучшение» — немедленно: (1) открыть инвентарную карточку, (2) провести на счёт 101.Х8, (3) определить СПИ = остаток срока аренды, (4) начать начисление амортизации с месяца, следующего за принятием к учёту.

Кейс № 3 — Правильная квалификация: перепланировка как улучшение

ПРАВИЛЬНО Муниципальная поликлиника в арендованном здании возвела временные перегородки из гипсокартона, создав дополнительный процедурный кабинет (стоимость работ 180 000 руб.). Главный бухгалтер созвал комиссию, которая: (1) изучила проектную документацию; (2) квалифицировала работы как дооборудование (улучшение), поскольку создана новая функциональная зона; (3) оформила акт ф. 0504103. На счёт 4.101.Х8.310 принят объект «Неотделимые улучшения арендованного помещения», СПИ = 36 мес. (оставшийся срок аренды). Амортизация: 180 000 ÷ 36 = 5 000 руб./мес.

При проверке ТОФК через ГИИС ЭБ: данные Баланса совпали с данными инвентаризационных ведомостей. Замечаний не было.

Что обеспечило защиту: решение комиссии с обоснованием до начала бухгалтерских записей; акт ф. 0504103 с технической документацией; правильный СПИ; своевременное начало амортизации. Ключевой принцип — сначала комиссия, потом проводки.

6. Пошаговый алгоритм: от акта до баланса

1

Проверьте договор аренды до начала работ Что предусмотрено: кто несёт расходы на ремонт (ст. 616 ГК РФ), предусмотрена ли компенсация улучшений арендодателем, передаются ли улучшения по окончании аренды. Это определяет порядок учёта ситуации 3.
2

Комиссия квалифицирует работы — до подписания акта КС-2 Не после оплаты и не «по факту». Комиссия рассматривает: техническое задание, сметную документацию, проект. Фиксирует решение в акте ф. 0504103 или в протоколе с формулировкой «ремонт» / «улучшение» и обоснованием.
3

Если улучшение: сбор затрат на счёте 106.Х1.310 Всё, что связано с улучшением: стоимость материалов, монтажные работы, оборудование — собирается на счёт 4.106.Х1.310 через счёт 302.31. КОСГУ 310, КВР 244 (или 243 для государственных учреждений).
4

Принятие к учёту: счёт 101.Х8, инвентарная карточка По завершении работ: Дт 4.101.Х8.310 / Кт 4.106.Х1.310. Открыть инвентарную карточку ф. 0504031. Присвоить инвентарный номер. Определить СПИ — как правило, оставшийся срок договора аренды.
5

Начисление амортизации — с месяца, следующего за принятием Ежемесячно: Дт 4.109.ХХ.271 / Кт 4.104.Х8.411. Сумма = первоначальная стоимость ÷ СПИ (в месяцах). Проверяйте, что счёт 104.Х8 имеет кредитовое сальдо — признак «П» по п. 24 СГФ № 121н.
6

По окончании аренды: списание с учёта Если улучшения передаются арендодателю: выбытие через акт приёма-передачи. Если учреждение демонтирует: списание на основании акта ф. 0504104 по остаточной стоимости.

📄 ФОРМУЛИРОВКА ДЛЯ РЕШЕНИЯ КОМИССИИ (акт ф. 0504103) — копируйте

«По результатам рассмотрения технической документации (техническое задание № ___ от [Дата], проект № ___ от [Дата], акт КС-2 № ___ от [Дата]) комиссия установила: Выполненные работы по [наименование работ] в арендованном помещении [адрес, договор аренды № ___ от [Дата]] квалифицируются как [ремонт / улучшение (дооборудование / модернизация)] на основании следующего: [Выбрать нужное]: □ Ремонт: работы направлены на восстановление первоначальных характеристик объекта, назначение и производительность объекта не изменились. Результат учитывается в расходах текущего периода (КОСГУ 225, КВР 243/244). □ Улучшение: работы привели к [описать: повышению теплозащитных характеристик / добавлению новой функции / дооборудованию], что увеличивает будущий полезный потенциал. Результат признаётся объектом ОС (КОСГУ 310, КВР 244, счёт 101.Х8). Срок полезного использования: [__] мес. (оставшийся срок договора аренды по [Дата]). Основание: СГС "Основные средства" (Приказ № 257н); СГФ № 133н; ГК РФ ст. 616.»

7. Чек-лист: учёт улучшений без замечаний КРУ

✅ Проверьте по каждому факту ремонта/улучшения

☐ Комиссия созвана и вынесла решение до оплаты — акт ф. 0504103 с обоснованием «ремонт» или «улучшение» Решение принимается на основании технической документации, а не по названию договора
☐ Для улучшений: КОСГУ 310, для ремонта: КОСГУ 225 — в контракте, акте и учёте Ошибка в КОСГУ = нецелевое расходование, ст. 15.14 КоАП
☐ Улучшения собраны на 106.Х1.310 и после завершения перенесены на 101.Х8.310 Улучшения — это актив, а не расход. Счёт 101.Х8, признак «А» по п. 24 СГФ № 121н
☐ Инвентарная карточка открыта с СПИ = остаток срока аренды Без инвентарной карточки объект существует «невидимо» — нарушение ст. 15.15.6 КоАП
☐ Амортизация начислена с месяца, следующего за принятием к учёту Задержка начисления амортизации = искажение Баланса и финансового результата
☐ Стоимость ППА (счёт 111.40) и забалансовый 01 НЕ изменились Улучшения — отдельный объект ОС, а не надбавка к арендованному имуществу
☐ Если компенсация от арендодателя — правильный КОСГУ дохода/расхода по Приказу № 209н Тип передачи (безвозмездная/возмездная) определяет применяемый КОСГУ

🎯 Бесплатный аудит за 3 минуты

Правильно ли в вашем учреждении отражены улучшения аренды?

Ответьте на 6 вопросов и узнайте, нет ли в учёте арендованного имущества
ошибок, которые КРУ находит при первой же проверке Баланса.

Проверить учёт аренды →

Первоисточник и актуальные разборы:
🌐 Сайт: https://e-budget.ru
✈️ Telegram: @EBudgetBot
🔵 VK: vk.com/ebudgetru
🟠 MAX: max.ru/id5032377104_biz

Автор материала — Альмира Базеева, эксперт по бюджетному учёту · e-budget.ru

📋 Шаблон: решение комиссии + проводки по трём ситуациям

Готовый комплект: акт ф. 0504103 с двумя вариантами формулировок (ремонт/улучшение), инвентарная карточка ф. 0504031 и памятка по КОСГУ для улучшений арендованного имущества в 2026 году

✈️ Telegram @EBudgetBot 🎁 Получить шаблон

— Альмира Базеева, эксперт по бюджетному учёту
e-budget.ru